Debido a las importantes ventajas que implica la digitalización, no solo el mercado se vio obligado a volcarse al mundo digital, sino que también el sistema tributario. Con el objetivo de mejorar las funcionalidades que presta el Servicio de Impuestos Internos (SII), son cientos los trámites que las Pymes pueden realizar en línea, entre ellos, la emisión de facturas electrónicas.
¿Qué es una factura electrónica?
De acuerdo con las palabras del SII, una factura electrónica es “un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel”.
Dentro de sus objetivos principales encontramos: eficientizar procesos, reducir costos, llevar un registro más claro y, uno de los objetivos más relevantes, prevenir la evasión de impuestos.
Considerando lo anterior, de acuerdo con la Ley N.º 20.727, desde el 2018 en Chile es obligatorio para todas las empresas emitir facturas electrónicas, independientemente de su facturación anual o tamaño.
Qué incluye cada factura
Para que una factura sea emitida correctamente y no haya inconvenientes a futuro, las facturas deben contener la siguiente información:
- Identificación del proveedor y del receptor.
- Fecha de emisión y vencimiento.
- Precisión de los bienes y servicios entregados/prestados.
- Valores a pagar.
- Importe de impuestos.
- Métodos y condiciones de pago.
- Transporte (si aplica).
- Información necesaria para evitar reclamaciones o rechazos.
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Cómo facturar electrónicamente
Todo contribuyente clasificado en la Primera Categoría de la Ley Sobre Impuesto a la Renta puede emitir facturas electrónicas. Junto con esto, se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Iniciar actividades en el SII.
- Ser contribuyente de IVA.
- Contar con un certificado digital, el cual confirma tu identidad y la de tu empresa.
- No estar querellado, acusado o procesado por delitos tributarios.
Sumado a lo anterior, es obligatorio contar con una plataforma de facturación electrónica. Esta puede ser Mipyme, solución gratuita ofrecida por el SII; un software privado o también llamado software de mercado, el cual habitualmente es entregado como servicio (Software as a Service); o un software propio desarrollado internamente por la empresa.
Posteriormente, si se cumplen todos los requisitos, la emisión de facturas debe realizarla un representante legal o usuario con facultades en SII, quien a su vez debe poseer certificado digital tributario registrado en la plataforma del SII.
Emitir facturas electrónicas desde el portal del SII
Considerando que la emisión de cada factura electrónica depende de la plataforma que se utilice para ello y que cada una tiene su propio funcionamiento, a continuación, dejaremos los pasos a seguir para emitir una factura electrónica si se utiliza el sistema de Mipyme del SII.
- Ingresar a la oficina virtual del SII en internet, posteriormente, desplegar el menú que indica “Servicios online” y hacer clic en la sección “Factura electrónica”.
- Dirigirse a la opción “Sistema de facturación gratuito del SII” (*).
- Desplegar el menú “Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)” y elegir una de las siguientes opciones:
- Factura electrónica: para el caso de productos o servicios afectos a IVA.
- Factura No afecta o Exenta electrónica:para el caso de productos o servicios no afectos o exentos de IVA (habitualmente servicios profesionales).
- Seleccionar la empresa con la que se va a facturar en el menú desplegable.
- Completar el formulario (si tienes situaciones pendientes que te impiden facturar, no podrás acceder a este) y, cuando esté listo, pinchar “Validar y visualizar” para ver el documento listo.
- Hacer clic en “firmar” para terminar el trámite ingresando la clave del certificado digital tributario centralizado en SII.
- Se emitió correctamente la factura electrónica.
*Aunque ahora estamos refiriéndonos al sistema Mipyme, si se tiene un sistema externo al SII en este punto se debe pinchar “Sistema de facturación de mercado”.
Beneficios de utilizar facturas electrónicas
Una vez que ya tengas implementado el uso de facturas electrónicas en tu PYME, más allá de reducir el gasto en papel, podrás acceder a beneficios y comodidades que optimizarán tu operación significativamente, junto con una mejora de procesos administrativos, entre ellos:
- Agiliza los trámites: ahora no es necesario ir directamente a las oficinas del SII a timbrar documentos, ya que se autorizan los folios vía internet, permitiendo a las PYMES enfocar esa energía en otros aspectos importantes para su desarrollo y crecimiento.
- Mayor seguridad: al emitir facturas electrónicas mediante una plataforma confiable, se reduce la posibilidad de ser víctima de falsificaciones o fraudes, puesto que cada una posee un sello irrepetible y cuenta con otros sistemas de seguridad digital.
- Evita errores: gracias al proceso de digitalización, que permite realizar un sinfín de funciones con información que ya se encuentra sistematizada, se disminuyen las posibilidades de errores humanos casi a cero.
- Información actualizada en tiempo real: esta ventaja es fundamental, ya que permite una toma de decisiones informada sin perder tiempo en la recopilación de información y mantener el control del flujo de caja.
- Posibilidad de acceder a financiamiento vía factoring digital: puedes obtener liquidez adelantando el pago de tus facturas a crédito, realizando todo el trámite en forma digital a través de instituciones que operen con esta modalidad de financiamiento.
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