Una guía de despacho es un documento tributario que se utiliza durante el traslado de mercaderías, independientemente si constituye una venta o no, con el fin de avalar la entrega efectiva de los productos, es decir, cuando una empresa debe mover un producto de un lugar a otro, es necesario hacerlo mediante una guía de despacho.
De no ser presentado, se estaría cometiendo una falta al servicio tributario al presumirse su procedencia ilegal, lo que podría terminar en una eventual fiscalización de ser interceptados por una autoridad.
Esta guía se requiere especialmente cuando se llega a un acuerdo con el receptor para no emitir factura al momento de la entrega. Según el SII, la guía de despacho debe: “emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta”.
La guía de despacho debe cumplir con los requisitos y características que dispone el Artículo Nº 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, en concordancia con el artículo 70 del Reglamento de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
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¿Qué información debes considerar para emitir una guía de despacho?
Para emitir una guía de despacho hay ciertos requisitos a considerar para generarla de manera correcta, entre ellos:
- Debe contener la fecha en la cual se hará el envío o retiro de los productos, el nombre, la dirección y el número de rut, tanto del vendedor como del comprador.
- Los productos enviados o retirados deben ser numerados correlativamente y se debe indicar la cantidad y precio unitario de cada uno.
- El vendedor debe conservar los duplicados de las guías durante 6 años.
- El cuadruplicado, el documento original y la segunda copia se deben entregar al comprador.
- Se debe registrar la patente del vehículo que realizará el transporte de carga, independiente si la operación constituye una venta o no.
En el caso de las guías de despacho emitidas por empresas expendedoras de combustible, estas deberán registrar la patente del vehículo en el que se está cargando el combustible. Para más información en detalle sobre los requisitos de una guía de despacho, puedes ingresar en el siguiente link.
Tipos de guías de despacho
Los tipos de guías de despacho influyen en la dinámica de la operación de envío y la forma de documentar la información. Existen tres tipos que predominan al realizar el trámite:
- Por cuenta del emisor: Es el tipo de guía de despacho más común donde un comercio realiza el despacho desde sus almacenes o bodegas.
- Por cuenta del receptor: Ocurre cuando el receptor ya tiene en sus bodegas o almacenes los productos, entonces se genera una guía para que este tenga autorización por parte del dueño para moverla o utilizarla.
- Por cuenta del emisor a otras instalaciones: Son despachos que no se dirigen directamente al usuario final/comprador, sino que a intermediarios o instalaciones de almacenamiento provisorio para sus productos.
¿Cómo se hace una guía de despacho?
Desde enero del 2020, las guías de despacho se pueden emitir de manera electrónica a través del sitio web Servicio de Impuestos Internos (SII). Acá te explicamos de manera sencilla cuáles son los pasos a seguir para generar una guía de despacho:
- Paso 1: En el menú del SII, hay un apartado que dice “Servicios online”, hacer click aquí. Se desglosarán una serie de servicios, hay que pinchar el que dice “Factura electrónica”.
- Paso 2: Ya en el menú de “Factura electrónica”, hay que seleccionar la opción de “Sistema de facturación gratuito del SII”.
- Paso 3: En este apartado aparecerán todos los documentos tributarios electrónicos que se pueden emitir. Debes pinchar “Guía de despacho electrónica”.
- Paso 4: En este paso debes identificarte como contribuyente. Importante no cometer el error de ingresar a la sesión con el RUT de la empresa, dado que sólo se puede acceder a esta funcionalidad con el RUT de la persona representante ante el SII.
- Paso 5: Luego aparecerá la o las empresas para las cuales se emitirá la guía de despacho. Seleccionar la empresa con la cual se trabajará y hacer click en enviar.
- Paso 6: El paso 6 es rellenar la planilla que aparece con los datos del emisor, del receptor, transporte y el detalle de los productos. Luego de llenar los datos debes clickear en “Validar y visualizar”. Si no estás seguro/a de los datos que pusiste, puedes guardarlo como borrador y continuar cuando tengas toda la información.
En este punto hay que tener especial cuidado con la sección “Tipo de traslado”, ya que aparecen varias opciones y debes seleccionar la que se ajusta a tu guía de despacho. A continuación, te mostramos cuáles son los tipos de traslados y sus características.
Tipos de traslado
Existen distintos tipos de traslados para generar una guía de despacho, los cuales están sujetos a distintas dinámicas y operaciones comerciales. Los tipos de traslados son:
- Operación constituye venta: Es la más común de todas, en ella se notifica el traslado de mercancía al cliente o comprador. Mediante este procedimiento se respalda una operación que constituye una venta, la cual después deberá generar una factura electrónica para poder procesarse.
- Ventas por efectuar: Se utiliza para respaldar el envío de productos a los cuales aún no se les ha asignado precio; circunstancia que ha sido previamente acordada con el cliente.
- Consignaciones: Mediante este traslado se documentan despachos de mercancías consignadas a terceros, quienes no son titulares legales, pero tienen el permiso para comercializarlas e incluso reciben una comisión o retribución económica por hacerlo.
- Entrega gratuita: Esta operación se da cuando hay una entrega de mercancía sin un cobro. Este tipo de traslado es común entre aliados comerciales y partes con relaciones mercantiles a largo plazo.
- Traslados internos: Se emiten cuando las empresas realizan movimientos de mercancías entre sus propios almacenes o sucursales.
- Devolución: Tal y como dice el nombre, se emite cuando se realizan despachos de productos en devolución.
- Traslado para exportación: Se utiliza cuando las empresas necesitan enviar al extranjero muestras de un producto en particular sin que esto signifique una operación de venta.
- Venta para exportación: El caso contrario del punto anterior, ocurre cuando una empresa sí generará una transacción de ventas, la cual deberá facturarse de acuerdo a los estándares establecidos por las autoridades nacionales.
¿Cuál es el plazo para facturar una guía de despacho?
El plazo límite para generar una factura será hasta el décimo día del mes siguiente en el cual se hizo emisión de la guía de despacho. Si lo anterior no se cumple, se aplicará la sanción correspondiente, es decir, el contribuyente se expone a una infracción sancionada con el artículo 97, N° 10 del Decreto Ley N° 830 sobre Código Tributario.
Emitir una guía de despacho es de suma importancia, pues permite a las empresas dar garantía de la entrega de sus productos, lo que además refleja parte de la transparencia, confiabilidad y claridad con que realizan sus operaciones. Además, el hecho de que sea de carácter obligatorio permite agilizar el proceso de facturación, generar un sistema de validación y control del ciclo de pago, y comprometer a los vendedores a emitir la factura y así estar al día con los plazos de cancelación.
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